Организация учета и планирования хозяйственной деятельности предприятия, перешагнувшего порог «гаражного» производства – одно из основных условий его благополучного существования и развития. Объем задач, который должен быть положен в учет, весьма немал: учет материальных и денежных потоков, временных ресурсов предприятия, сроков выхода продукции, фактической себестоимости … Каждая из задач покрупнее разбивается на задачи помельче, но от решения мелких задач зависит успех общих.
Учет необходим, но надо понимать, что необходим правильный учет. Смешная фраза, но зачастую мы имеем отчетность не отражающую действительность. На основании этой отчетности строим те или иные выводы и т.д. Нам приносят отчет о фактической себестоимости кого-то изделия, кроме фактических затрат там присутствуют общие расходы по периоду, отнесенные неким образом на изделие. Отнесение же их на то или иное изделие чаще не совпадает с действительностью, чем совпадает. Мы строим планы производства, но планы не учитывают многих технологических аспектов и вследствие этого носят лишь оценочный, прикидочный характер. На основании же этих планов начисляется ЗП и премии за их выполнение, предполагаются сроки сдачи продукции на склад. Красивая бумага на столе, как бы нам не хотелось, не может изменить фактического состояния дел, даже если это очень красивая бумага)
Рыба, как известно, гниет головы. Решения принимаются на уровне руководства и мало кто в начале продумывает или просто задумывается о том, во что это выльется.  Связано это в первую очередь с недостаточным пониманием всей проблематики и отсутствием опыта по организации планирования и учета. Сначала, кажется, что достаточно наладить учет денежных знаков, потом оказывается, что приходится учитывать и их материальные компоненты, но и этого в итоге не хватает. Погружаясь в процесс, вы становитесь заложником этого самого процесса – уже потрачены деньги, время, нервы. Начинать заново – затратно по деньгам и сложно с точки зрения ломки устоявшихся внутренних процессов на предприятии.
Попробуем рассмотреть проблематику организации учета отдельно по различным ее аспектам. Выделяется несколько зон учета деятельности предприятия, это:

        1. Прием и учет заказов
        2. Организация закупок недостающих ТМЦ
        3. Планирование производства
        4. Финансовое планирование
        5. Построение суммарной отчетности о деятельности предприятия для анализа


Общие моменты

          Учет в мебельном бизнесе имеет свою специфику. Большое количество номенклатуры предъявляет особые требования к систематизации этих данных. Каждая номенклатурная позиция должна иметь свои параметры, важные для организации учета и планирования. Это такие параметры как:

          1. Основная единица измерения
          2. Минимальный остаток на складе
          3. Норма поставки
          4. Плановое время поставки
          5.Алгоритм округления количества

         В системе должна быть реализована возможность ведения учета (оформления документов) в различных единицах измерения, помимо Основной единицы измерения. Вести учет кромочных материалов удобно в метрах, но заказывать возможно необходимо в бухтах, фурнитуру учитывать в штуках, а заказывать упаковками и т.д. Соответственно, система должна давать такую возможность пользователю и правильно вести учет данных по количеству.

         Другой аспект учета – многовалютность. Многие поставщики предоставляют прайсы, счета в у.е. с оплатой по курсу на момент оплаты. Особенно актуально это становится в периоды «кризисов». Если вы, помимо производства мебели, занимаетесь еще и торговлей комплектующими, то для вас также может быть актуально выставление счетов в у.е. Все это должно быть учтено в системе. 

         Для мебельного бизнеса характерным является такое измерение как «Заказ покупателя», для торговли же это избыточное, лишнее звено, «пятое колесо». Поэтому, если помимо производства мебели, ваша организация занимается и в чистом виде торговлей, то следует обратить внимание на этот момент. Представьте, что для продажи упаковки саморезов ваш бухгалтер должен будет создать сначала Заказ, а затем на основании его оформить счет, отгрузку и т.д.? Тем не менее, именно так это устроено в некоторых программных продуктах (например, ПС:УМФ компании ПартнерСофт):

         Присутствие Заказа покупателя в реквизитах отгрузки также однозначно определяет порядок связи управляющей программы с 1С Бухгалтерией – вы не сможете выгружать документы из БП (Бухгалтерия Предприятия) в вашу программу, поскольку в БП нет такого реквизита. Это очень важный организационный момент. Возможность формирования документов по обе стороны моста дает дополнительные преференции и в итоге приводит к существенной экономической выгоде на голом месте.  Можно сказать и о том, что следует принимать во внимание специфику работы каждого конкретного сотрудника в свете его должностных обязанностей и типового для данной должности образования, менталитета, если хотите). Бухгалтер не будет заниматься ведением заказов, или будет, но не каждый – что ведет к дополнительным требованиям к кандидатам на необходимую вам должность и сужению круга потенциально проф. пригодных. «Оно вам надо?» - поэтому из всего сказанного вывод - хорошая CRM (Customer Relationship Management – система управления взаимоотношениями с клиентами) должна предоставлять инструменты для организации ведения делопроизводства в том виде, в котором это целесообразно. Отсюда вытекает требование – отсутствие в отгрузке такого реквизита как Заказ покупателя. Отсутствие необходимости соотносить реализацию с Заказом покупателя актуально как для торговли, так и для продажи мебели, просто в силу специфики бух учета.
        
        Для приема Заказа покупателя важным является реквизит Договор: заказы должны приниматься в рамках определенного договора, в противном случае сложно учитывать порядок взаиморасчетов по заказам, ведь именно договором определяются такие важные параметры заказа как условия поставки и условия оплаты. Некоторые программные продукты грешат отсутствием этого измерения (ИТМ, Полисофт, например).
       С одним контрагентом может быть несколько договоров – в одном случае поставка с отсрочкой платежа, в другом - предоплата, оплата по какому-то хитрому графику и т.д. В одном случае продукция одна – и условия выполнения заказа – одни, а в другом случае продукция другая – и условия могут быть другие. Привязка Заказа к Договору определяет, как условия поставки, так и условия взаиморасчетов. С другой стороны, отгрузка также должна иметь возможность оформляться либо в рамках договора, либо в его отсутствие.

        Следующее, что надо отдельно отметить – это организация учета в производстве. Выполнение той или иной операции по изготовлению готового изделия связано с расходованием ресурсов предприятия, что должно быть учтено. Соответствующее конструкторское ПО без труда (с некоторыми оговорками, но все же) определяет сколько какого ресурса расходуется в целом на изделие, однако для целей учета важными является не только суммарное количество материала, но и конкретное количество, списываемое на каждую отдельную операцию, а также момент списания этих материалов – нужно знать, когда именно и в каком количестве расходуется тот или иной ресурс. Здесь возникает проблема: деление общего количества на составляющие не так просто, как может показаться на первый взгляд, поэтому многие решения по автоматизации страдают упрощением этого момента – списанием материальных затрат по факту сдачи готового изделия на склад. В результате такого упрощенного ведения учета невозможно определить реальные остатки по материалам, посчитать незавершенное производство и т.д., невозможно спланировать и оптимизировать поставку и расход материалов. Неясность в списании материалов приводит к необходимости резервирования материалов «под заказ», что в свою очередь ведет к снижению мобильности реагирования предприятия на новые заказы и, как следствие, к необходимости увеличения складских запасов.
       Конечно, учет фактического списания может происходить непосредственно по факту выполнения производственной операции, то есть, условно говоря выдали бухту кромки на станок, после завершения работы посчитали остаток – вот вам и фактический расход, но нам важно иметь плановые показатели – сколько должно быть выдано, а не только сколько фактически израсходовалось. То есть система автоматизации должна уметь разбивать количество материала по этапам  изготовления с учетом технологии – в этом случае мы всегда будем знать, что происходит с ТМЦ.

      Таковы на наш взгляд, краеугольные моменты учета на мебельном предприятии:

      1. Возможность задания количества материальной позиции в различных единицах измерения
      2. Многовалютный учет
      3. Отсутствие необходимости соотносить отгрузку с Заказами покупателя.
      4. Прием заказов в рамках договора, отгрузка как по договору, так и без договора.
      5. Списание материалов в момент их фактического расходования.